İyi bir dinleyici olabilme
Araştırmalar, yöneticilerinin kendilerini gerçekten dinlediğine inanan insanların iş ilişkilerinin güçlendiğini ve işe bağlılıklarının arttığını gösteriyor (1).
Dinleme, empati, sabır ve cevap verme becerisi gerektiren, önemli bir faaliyet. Özellikle konuşulan konu karmaşık veya duygu yüklü olduğunda dinlemek, zihinsel olarak yorucu olabiliyor. Dinlemenin güçlüğünden kaçınanlar kestirme yollara başvuruyor veya konuşmadan tamamen kopuyorlar.
Yöneticilerin çoğunun kötü bir dinleyici olduklarını söyleyebiliriz.
İyi bir dinleyici olmanın pek çok engeli var. Engellerden bazılarını ve bu engellerin aşılması için yapılabilecekleri (1) özetlemeye çalışalım.
Acelecilik:
Muhatabınızın meramını anlatması için yeterli zamanı vermeden veya anlattığını tam anlamadan acele ve eksik bilgi ile cevap vermek insanları hayal kırıklığına uğratır ve motivasyonu düşürür. Acelecilik, hiç dinlememekten daha kötü olabilir.
Aceleci cevap ve yorumlardan kaçınmak için görüşmelerinize yeterli zaman ayırdığınızdan ve dikkatinizi dağıtacak etkenlerin olmadığından emin olun. O anda ele alamayacağınız sorunlar varsa, acele ile karar vermek yerine başka bir görüşme planlayın.
Savunma, öfke, alınganlık gibi duygusal tepkiler:
Söylenen bir şey kişisel algılandığında hemen savunmaya geçmek dinlemeyi engeller, güveni ve morali aşındırır.
Dinleyiciler yargılayıcı olmaktan kaçınıp empati kurduklarında, konuşmacılar daha az endişe duyuyor ve dolayısıyla potansiyel ihtilaflarla daha etkili biçimde başa çıkılabiliyor.
Eleştiri oklarının hedefinde veya tehdit altında olduğunuzu hissediyorsanız, konuşmacının söylediğini düşündüğünüz şeyi tekrarlayarak veya paylaşımı için ona teşekkür ederek zaman kazanın. Daha fazla bilgi sahibi olmak adına sorular da sorabilirsiniz. Bu türden hareketler, karşı atağa geçmenizi engeller ve insanlara kendi fikrinizi dile getirmeden önce onları dinlediğinizi gösterir.
Görünmezlik veya tepkisizlik:
Bir dinleyici karşısındakini anladığına yönelik bir sinyal verdiğinde, konuşmacının devam etmesini sağlar. Sinyal, “anlıyorum”, “çok mantıklı” gibi sözel olabileceği gibi baş işareti, yakın göz teması, el hareketi gibi beden dili ile de verilebilir.
Karşınızdakini dinlediğinizi ve anladığınızı göstermezseniz, konuşmacı da daha fazla konuşmaz.
Yorgunluk:
Yorgunluk, etkili dinlemenin sessiz katilidir. Liderler fiziksel veya duygusal olarak tükendiklerinde odaklanma, anlama ve çalışanlarla verimli bir şekilde etkileşim kurma kapasitelerini yitirirler. Yorgun yöneticiler etkin dinleme zaafı gösterdikleri gibi, astlarına kötü de davranabilirler.
Yorgun dinlemeden kaçınmanın en iyi yolu net sınırlar belirlemektir. Bu, kapınızın veya takviminizin açık olduğu ve olmadığı belirli saatleri ayarlamayı, tartışmalar için zaman sınırları koymayı veya uzun konuşmalar sırasında mola vermeyi içerebilir.
Kendinizi yorgun hissediyorsanız, daha enerjik olduğunuz bir zaman için yeniden plan yapmak hem kabul edilebilir hem de faydalı olabilir. Kaliteli dinlemenin zihinsel ve duygusal rezervler gerektirdiğini kabul ederek, muhataplarınızın takdir edeceği bir şeffaflık ve saygı göstermiş olursunuz.
Eylemsizlik:
Konuşmacının mesajını almak, ancak ardından eyleme geçmemek en tehlikeli engellerden biri.
Dinledikten sonra bir açıklama yapmamak ya da eyleme geçmemek, çalışanların çabalarının boşa gittiğini hissetmelerine yol açar.
Bir görüşmeyi sonlandırmadan önce duyduklarınızı doğrulayın, bir sonraki hamleleri belirleyin ve durum kontrolü için bir zaman çizelgesi üzerinde anlaşın. Bu, ileriye dönük ivmeye vurgu yapar ve hesap verebilirliği mümkün kılar.
Neyi yapıp neyi yapamayacağınız ve sebepleri konusunda şeffaf olun.
Önyargılar ve varsayımlar:
Karşımızdaki kişiyi tanımadan onun ne söyleyeceğini “zaten biliyormuşuz gibi” davranmak dinlemeyi bozar.
Söz konusu kişiyle ilgili önceki olumsuz deneyimler de sağlıklı dinlemeyi engeller.
Her konuşmayı yeni bir diyalog olarak görmek, kişiye ve konuya açık bir zihinle yaklaşmak gerekir.
Dikkat dağınıklığı:
Zihnin konuşma dışındaki başka konularla meşgul olması ile oluşan dikkat dağınıklığı da etkin dinlemenin engellerindendir.
Dinlemeye fiziksel ve zihinsel olarak uygun bir ortam oluşturulmalıdır. Göz teması, baş sallama, not alma gibi aktif dinleme becerileri de dikkat dağınıklığını önleyebilir.
Empati eksikliği:
Karşımızdakinin duygularını anlamaya çalışmamak, sadece sözlere odaklanmak anlamayı engeller.
Duygulara kulak vermek, “bu sözün arkasında nasıl bir duygu var?” sorusunun cevabını aramak empatik dinlemeyi güçlendirir.
Kendini anlatma, konuşma isteği:
“Sıra bana gelsin de ben konuşayım” düşüncesini akılda tutarak, konuşmalara odaklanmamak da anlatılanların anlaşılmamasına yol açar.
Bizim doğrularımızın dışında da doğrular vardır. Dinlemenin ve anlamının da çözüme katkısı olduğunu bilmeliyiz. Konuşma sırasının doğal akışını beklemeli ve gerçekten anlamaya çalışmalıyız.
Özgüven sorunu:
Özgüven eksikliği veya fazlalığı da etkin dinlemeyi engeller.
Kendini yetersiz hisseden biri anlamadığını gizlemek için yüzeysel dinleyebilir.
Aşırı özgüvenli kişiler ise dinlemeye gerek duymadan kendilerini doğru kabul eder.
İletişimi bir öğrenme alanı olarak görmeli; her konuşmanın bizi geliştirebileceğini fark etmeliyiz.
….
İyi bir dinleyici olmak geliştirilebilir bir beceridir. Kendini dinlemeye ve anlamaya adayan bir kişi, ilişkilerinde güven, saygı ve etkili iletişim ortamı oluşturur. İyi bir dinleyici olmak için en önemli adım, gerçekten dinlemeyi istemektir.
Dinlemek, bilişsel ve duygusal açılardan zorlu bir faaliyettir. Yukarıda tanımladığımız engellerden kaçınmak için bilinçli bir dikkat ve çaba gerekir. Bu konuda ustalaştıkça daha güçlü ilişkiler kurar, daha fazla güven verir, yanlış anlaşmaları en aza indiririz.
(1)Colin M. Fisher, Jeffrey Yip. Gerçekten İyi Bir Dinleyici Misiniz? HBR Türkiye, Mayıs 2025.
RAŞİT YILDIRIM
Yönetim & Denetim Danışmanı