Ekleme hastalığı ve sadeleştirme
İş hayatında genellikle yenilikler yoluyla önemli başarılar elde edildiği kabul edilir. Yeni ürünlerin, yeni tekniklerin, yeni yöntemlerin önemi ve gerekliliği tartışılmaz bir gerçeklik. Ancak yeniliklerin önemini vurgularken mevcut işlerimizdeki sadeleştirmenin ne kadar önemli olduğunu çoğu zaman fark etmeyiz. Oysa, mevcut işleri basitleştirmek yeni ürün veya teknik geliştirmekten daha kolaydır ve daha kısa sürede sonuç alınır.
Bir grup uzman, sekiz yıl süre ile, işletmelerin başarılarına engel olan önemli hususlar üzerinde çalıştı. Çalışma, ekleme hastalığına dikkati çekti ve başarıyı kısıtlayan önemli engellerin sadeleştirme yoluyla giderilebileceğini gösterdi (1).
Ekleme hastalığı
Uzmanlar “sürtüşme projesi” adını verdikleri çalışmaların sonunda “ekleme hastalığı” adını verdikleri olguya işaret ettiler (1).
Genellikle büyüyen şirketler üretkenliği engelleyen veya gerileten gereksiz kurallar, prosedürler, raporlamalar ve rollere çok fazla odaklanıyorlar. Her şeyin fazlası zararlı olduğu gibi, ölçüsüz kurallar ve prosedürler de zarar verir.
Uzmanlara göre ekleme hastalığının üç önemli sebebi şunlar:
İnsanlar “nelerden kurtulabilirim?” diye sormak yerine “ne ekleyebilirim?” diye sorar, mevcut işleri basitleştirmeleri, kısaltmaları gerekirken süreçlere ilave yapmayı tercih ederler.
İkincisi, işletmeler genellikle ekleme yapanları ödüllendirirler. Yeni teknolojileri uygulayan, girişimler başlatan kişilere övgüler, imkanlar ünvanlar yağdırılır. Buna karşılık, gereksiz şeylerden arınmaya, basitleştirmeye yönelik çabalar dikkat çekmez. Hatta kimi işletmelerde mevcut işleyişe ilişkin eleştirel bakışlar bozgunculuk olarak da algılanabilir.
Üçüncüsü, liderlerin güç sarhoşluğudur. Liderler kendilerini güçlü hissettiklerinde kendi tercihlerine daha fazla, başkalarının karşılaştığı zorluklara ve rahatsızlıklara daha az odaklanırlar. Bu anlayış sebebiyle, başkalarını düşünmeden, sadece kendi tercihleri doğrultusunda eklemeler yaparlar. Yapılan eklemelerin “küçük insanlar” için hayatı nasıl zorlaştırdığını fark edemezler.
Sadeleştirmenin faydaları
Sadeleştirme çalışmalarından şu sonuçların elde edilmesi beklenir:
- Verimlilik Artışı: Sadeleştirilmiş süreçler, gereksiz adımları ortadan kaldırarak işlerin daha hızlı ve etkili bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
- Müşteri ve tedarikçi memnuniyeti artar: Sadeleştirilmiş süreçler, müşterilere ve tedarikçilere daha hızlı ve etkili hizmet sunulmasını sağlar.
- Hata riski azalır: Karmaşık süreçler, hata yapma ihtimalini artırırken, sadeleştirme ile yanlış anlamalar ve hatalar azalır.
- İletişim Kolaylaşır: Basitleştirilmiş iletişim, ekipler arasındaki bilgi akışını daha anlaşılır ve hızlı hale getirir.
- Çalışan memnuniyeti artar: Karmaşık ve yorucu süreçler, çalışanlar üzerinde stres yaratabilir. Daha basit bir iş ortamı, çalışanların motivasyonunu ve iş tatminini artırır.
- Odaklanma ve uzmanlaşma artar: Gereksiz görevlerden arındırılmış bir iş ortamı, odaklanmayı ve uzmanlaşmayı artırır.
- Yenilikler daha kolay kabullenilir: Basitleştirilmiş yapılar, yeniliklerin ve değişimlerin daha hızlı benimsenmesine imkân sağlar.
Sadeleştirme teknikleri
Uzmanlar, “sürtüşme projesi” çalışması sonunda sadeleştirme konularında şu önerilerde bulunuyorlar (1):
- Süreçlerdeki işlem adımlarını azaltın. Satış ve satın alma süreçlerinden başlamak üzere, tüm süreçleri öncelik sırasına koyarak gözden geçirin. Maliyeti faydasından çok olan işlemleri süreçlerden çıkartın. Değerlendirmeyi yaparken sürecin tüm taraflarının görüşlerini ciddiyetle ele almayı ihmal etmeyin. Bu konuda işletme körlüğünün olumsuz etkisinden korunmak için dış destek almayı düşünün.
- Çalışanlarınızdan, müşterilerinizden ve tedarikçilerinizden gereksiz gördükleri engelleri bildirmelerini isteyin.
- Raporlama süreçlerini ve rapor dağılımlarını gözden geçirin. Gereksiz, faydasız bilgilere boğulan yöneticiler verimli olamaz, bilgi bombardımanı karşısında gerçekten faydalı olabilecek bilgilere de odaklanamazlar.
- Toplantıların sıklığını, gerekliliğini, katılımcıları, toplantı yönetimini, sonuçların takip ve izlenmesini gözden geçirin. Maliyeti faydasından çok olan toplantıları iptal edin, toplantıları verimli ve faydalı hale getirin.
- E-posta yükünü gözden geçirin. Özellikle toplu dağıtım kanallarından giden postaların gereksiz meşguliyetlere yol açmasını önleyin.
- İşletme içi ve dışı (müşteriler, tedarikçiler ve çalışan adaylarıyla ilgili) formları gözden geçirin. Formları daha basit, anlaşılır, kolayca doldurulabilir hale getirin.
- İletişim dilini sadeleştirin. Süslü kelimeleri ve cümleleri değil herkesin kolaylıkla anlayacağı basit, yalın iletişim dilini tercih edin.
- Çıkarma oyunu: Bir grup çalışanla beyin fırtınası yöntemi uygulayarak şu soruların cevabını arayın: “Organizasyonunuzun nasıl çalıştığını düşünün. Gereksiz yere ihtilaf çıkaran şeyler nelerdir? Dikkatinizi ne dağıtıyor? Bir zamanlar yararlı olan ama şimdi engel teşkil eden şeyler nedir?” Daha sonra insanlar küçük gruplar halinde bir araya gelerek, belirledikleri engelleri tartışsınlar ve sadeleştirme önerileri geliştirsinler.
- Yarışmalar ve kampanyalar düzenleyerek başarılı görüşleri ödüllendirin.
Sadeleştirmede dikkat edilecek şeyler
Her işin aşırısından kaçınılması gerektiği gibi sadeleştirme konusunda da aşırılıktan kaçınılmalıdır. Dikkatsiz bir sadeleştirme gerçekte faydalı olan bazı işlemleri süreçlerden çıkararak riskleri artırabilir. Ölçümüz fayda maliyet analizi olmalıdır.
Sadeleştirme bir devrim değil tedrici iyileştirme sürecidir. Bu sebeple öncelik sıralamasına özen gösterilmelidir. En önemli ve en acil konulardan başlanılmalıdır.
Çalışanlar başta olmak üzere, tüm tarafların görüşleri alınmalı, katılımcı yaklaşımla ilerlenmelidir.
Sadeleştirme, bir defaya mahsus bir işlem değil, sürekli iyileştirme gerektiren bir süreçtir.
…
Sadeleştirme, iş yaşamında karmaşıklığı azaltarak hem şirketlerin hem de çalışanların performansını artıran stratejik bir yaklaşımdır. Bu sebeple, sadeleştirme kültürünü benimseyen işletmeler rekabet avantajı da sağlarlar.
(1) Robert I. Sutton, Huggy Rao. Organizasyonunuzu Çileden Çıkaran Engellerden Kurtarın. HBR Türkiye. Şubat 2024.
RAŞİT YILDIRIM
Yönetim & Denetim Danışmanı