İşletmelerde hastalık belirtileri ve finansal-kurumsal sağlık taraması (Check-Up)
Kurumlar ve şirketler de canlı organizmalar gibi doğar, büyür, hastalanır, tedavi görür ve ölürler. Şirketler, vücudumuz gibi, hastalıkların gelişini haber verirler. Akıllı yöneticiler, hastalık işaretlerini görerek önlem alırlar.
İşletme hastalıkları sadece işverenleri ve yöneticileri değil, çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve kamu kurumlarını da ilgilendirir.
Hiç kimse kronik hastalığı olan bir işletmede çalışmak istemez. Başka bir alternatifi yoksa bu iş yerinde geçici olarak çalışır ve bir alternatif bulur bulmaz ayrılmak ister.
Bir hastalık belirtisi olan ödeme güçlüğü içindeki bir işletmeye tedarikçiler ürün veya hizmet vermek istemez. Ürün veya hizmeti vermek için ciddi bir teminat ister veya peşin satış yapmak isterler.
Hastalıklı işletmeler tüm paydaşları zarara uğratır. Bu sebeple hastalık belirtileri paydaşların hepsini ilgilendirir.
İnsanlarda olduğu gibi, işletmelerde de hastalık habercisi olan belirtiler görülür.
İşletme faaliyetlerinde görülen hastalık belirtileri:
- Nakit dar boğazları, ödeme güçlükleri.
- Bankalardan kredi almakta ve/veya tedarikçilerden vadeli alımlarda zorlanılması.
- Çalışanların ücretlerinin, kamu borçlarının, tedarikçi ödemelerinin yapılamaması veya geciktirilerek yapılması.
- Önemli (veya az da olsa devamlılık gösteren) satış düşüşleri.
- Satışların sektördeki büyüme oranının altında kalması.
- Pazarın ve rakiplerin takip edilmemesi, pazar payının azalma trendine girmesi.
- Artan müşteri şikayetleri ve müşteri memnuniyetindeki düşüş eğilimleri.
- Üretim ve sevkiyatların zaman zaman durması.
- Üretim, verimlilik ve kârlılık düşüşleri.
- Şirket yönetiminin giderek zorlaşması.
- Patronun veya üst düzey yöneticilerin zamanının tamamına yakınını günlük operasyona ayırması.
- İşlerin gecikmesi, zamanında yapılmaması.
- Muhatap bulunamaması, sorumlulukların yüzen cisimler gibi sahipsiz kalması.
- İletişim kopuklukları, yöneticilerin ve birimlerin birbirinden habersizliği.
- Finansal raporların zamanında hazırlanmaması.
- Finansal raporlara güven duyulmaması.
- Standart finansal raporlara itibar edilmeyip, özel raporlara ve bilgilere itibar edilmesi.
- Yönetim karar süreçlerine dönük raporlama standartlarının olmayışı veya zamanında ve güvenilir raporlara erişimde güçlük yaşanması.
- Geriye dönük veri, bilgi ve belgelere güçlükle ulaşılması.
- Usulsüzlük belirtileri veya ihbarları.
- Tedarik faaliyetlerinde sıkıntılar yaşanması, tedarikçi şikayetleri.
- Ortaklar arasındaki belirgin ihtilaflar.
- Ortaklar ve/veya aile ile şirket yönetimi arasındaki ilişki ve iletişim problemleri.
- Uzun süre kâr dağıtılmaması.
- Ortakların şikayetleri.
Çalışanlarda görülen hastalık belirtileri:
- İşyerine isteksiz gelme, geç gelme, artan devamsızlık.
- İzin taleplerinde artış veya hiç izin almama eğilimi.
- İsteksiz çalışma.
- Şikâyet, tartışma ve disiplin olaylarında artış.
- Artan iş kazaları.
- İstifa edenlerin sayısındaki artış.
- Çalışan memnuniyetinde düşüşler.
- Personel temininde güçlükler çekilmesi.
- Personel devir oranının yüksekliği.
Hastalık belirtileri göründüğünde ne yapılmalı
Hastalık belirtisi çıktığında hekime gittiğimiz gibi, işletme hastalıklarında da iş hekimlerine gitmemiz gerekir. İşletme bünyesinde hekimler varsa ilk müdahaleyi onlar yaparlar. Problem hafifse işyeri hekimi/uzmanı hastalığı tedavi eder. Ancak, işyerindeki hekim/uzman yetersiz kalıyor ve farklı uzmanlık ihtiyacı varsa dış uzmanlardan destek alınır.
Önleyici hekimlik finansal-kurumsal sağlık taraması (Check-Up)
İnsan sağlığı ile ilgili olarak, bütün hastanelerde sağlık taraması (Check-Up) programları olduğunu biliyoruz. Yaşa, cinsiyete, hastalık belirtilerine göre bize uygun bir programı seçerek sağlık taraması yaptırırız.
Bunun gibi, işletmelerin de zaman zaman finansal-kurumsal sağlık taramasından geçirilmesinde fayda vardır.
Bu ihtiyaç önemli olduğu için, mesleki standart düzenlemelerinde de yer almıştır. Örneğin şirketlerin iç kontrol sistemleri iç denetim birimi ve bağımsız denetçiler tarafından denetlenir. Asıl işi denetim olup, denetim uzmanlarından oluşan denetim birimleri de en az beş yılda bir bağımsız dış denetim birimlerince denetlenerek akredite edilirler.
Finansal-kurumsal sağlık taramalarında nelere bakılır?
İşletme yönetimi, yönetim işlevlerinin (fonksiyonlarının), yönetim ilkelerine uygun olarak, sağlıklı ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.
Yönetim ilkeleri; adalet, şeffaflık, hesap verebilirlik, sorumluluk (ve istişare) olarak sıralanır.
Yönetim işlevleri ise planlama, örgütleme, yürütme, kontrol ve eşgüdüm olarak sıralanır.
- Planlama işlevi işletmelerin misyonu, vizyonu, hedefleri, stratejileri, kısa-orta-uzun vadeli planlarını, bütçelerini,
- Örgütleme işlevi organizasyon çalışmalarını, süreçleri, görev tanımlarını, yetki ve sorumluluk dağılımlarını,
- Yürütme işlevi liderlik/yöneticilik, sevk ve idare, motivasyon, iletişim, raporlama, iş disiplinini,
- Kontrol işlevi, kalite, müşteri memnuniyeti, tedarikçi memnuniyeti, çalışan memnuniyeti, iç kontrol, iç denetim, dış denetim faaliyetlerini,
- Eşgüdüm işlevi, işlevlerin birbiriyle uyumunu, yöneticiler arasında eşgüdümü, süreçlerin bütünlüğü, aile/ortak-şirket ilişkilerini, kamu ilişkilerini, STK ilişkilerini içerir.
- Raporlama, iletişim ve yenileşim faaliyetleri bu işlevlerin her birinde görülür.
- Tarama faaliyetinde bu işlevlerin yönetim ilkelerine uygun olarak, etkin ve verimli bir şekilde uygulanıp uygulanmadığı incelenir.
Kurumsal-finansal tarama (Check-Up) nasıl yapılır?
Tarama çalışması şirket sahipleriyle ve üst yönetimiyle; misyon, vizyon ve hedefler üzerinde yapılacak görüşmelerle başlar.
Aile ve ortaklık yapıları, aile-şirket ilişkileri, finansal tablolar ve veriler, organizasyon şemaları, prosedürler, görev tanımları, yetki/sorumluluk tabloları, iş süreçleri konularında bilgi ve doküman toplanır. Toplanan bilgi ve doküman üzerinde inceleme ve analizler yapılır.
Etkin ortaklar, tüm üst düzey yöneticileri, süreç sorumluları ve yeterli sayıda çalışanla mülakatlar yapılır. İhtiyaca göre iş başı gözlemleri yapılır.
İnceleme, mülakat ve gözlem yoluyla elde edilen bulgular; Muhasebe ve Finansal Raporlama Standartları, Denetim Standartları, Kurumsal Yönetim İlkeleri, yönetim bilimi ve genel mevzuat gereklilikleri esas alınarak değerlendirilir.
Yapılan değerlendirmeler sonunda tespit edilen güçlü ve zayıf yönler raporlanır. İyileştirme ve geliştirme önerileri paylaşılır. Raporlanan görüşler ve öneriler müzakere edilir.
Yazar; Raşit Yıldırım
YÖNETİM&DENETİM DANIŞMANI